Ausführliche Dokumentation zu CEUS-Lokal

Der vorliegende Benutzerleitfaden beschreibt die Verwendung der CEUS- Weboberfläche.

CEUS ist eine webbasierte Business-Intelligence-Anwendung auf Basis einer weit verbreiteten Standardsoftware im Business-Intelligence-Umfeld. Im Kern beinhaltet CEUS ein Data-Warehouse-System (DWH-System) zur Aufbereitung und historisierten Speicherung konsistenter Daten aus unterschiedlichen hochschulinternen und externen Datenquellen. Die qualitätsgesicherten Daten können ad-hoc nach beliebigen Kriterien flexibel ausgewertet werden. Gleichzeitig ermöglicht CEUS die Realisierung eines hochschulweiten Berichtswesens, welches die Basis für eine standardisierte, flexible Informationsversorgung der Entscheidungsträger an der Hochschule bietet und gleichzeitig hochschulweit einheitliche Kennzahl- und Begriffsdefinitionen gewährleistet. Dabei kann der Zugriff auf die Daten für die einzelnen Nutzer mit Hilfe eines umfangreichen Berechtigungskonzepts geregelt werden.

Die vorliegende Dokumentation richtet sich an alle CEUS-Nutzer. Es wird davon ausgegangen, dass der Benutzer über keinerlei Erfahrungen mit der Weboberfläche des CEUS-Systems besitzt.

Es werden im Folgenden die wichtigsten Begriffe, Funktionen und Arbeitsabläufe von CEUS kompakt beschrieben. Nicht alle Funktionen stehen jedoch jedem Nutzer des Systems zur Verfügung. Sollten Sie daher einzelne Funktionen nicht nutzen können, so liegt dies an den Ihnen zugewiesenen Benutzerrechten.

Fachbegriffe werden bei ihrer ersten Verwendung definiert und im späteren Text durch Kursivdruck hervorgehoben. Begriffe, die auf den Webseiten erscheinen, werden durch Fettdruck gekennzeichnet. Um die Navigation durch Menüstrukturen zu beschreiben, wird die folgende Notation verwendet: Menüebene1 » Menüebene2 » usw.

Um die Weboberfläche von CEUS zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen Webbrowser. Eine Installation weiterer Software ist nicht notwendig. Um die volle Funktionalität nutzen zu können, empfehlen wir Ihnen Mozilla Firefox oder Google Chrome. Weiterhin sollten die Sicherheitseinstellungen des Browsers nicht zu restriktiv gestaltet sein, da viele Funktionen in CEUS JavaScript nutzen und Popup-Blocker des Browsers die Druck- und Exportfunktion des Systems stören können. Im Internet Explorer ist es z. B. möglich, CEUS zu den „Vertrauenswürdigen Seiten“ hinzuzufügen.

Die Startseite von CEUS ist unter folgender Adresse abrufbar:

http://haw.ceushb.de bzw. http://fh.ceushb.de.

Nach Eingabe der URL in die Adressleiste Ihres Browsers erscheint die CEUS- Startseite. Durch Eingabe Ihres Benutzernamens und persönlichen Kennworts können Sie sich an das System anmelden.

Nach der Anmeldung an das System erscheint die Übersichtsseite aller verfügbaren CEUS-Module. Durch einen einfachen Klick auf einen der Projektordner wird dieses geöffnet.

Dieses Kapitel beschreibt die grundlegenden Begriffe, die im Umgang mit dem CEUS- System von Bedeutung sind. Im Anschluss werden die wichtigsten Bereiche des Systems mit ihren Navigationsmöglichkeiten vorgestellt.

Ziel dieses Abschnitts ist es die im CEUS-System verwendeten Begriffe näher zu erläutern. Berichte bestehen aus zwei Komponenten:

• dem Inhalt, d. h. die darzustellenden Daten sowie
• der Formatierung, d. h. in welcher Form diese Daten dargestellt werden.

Metriken, Attribute, Attributelemente, Hierarchien und Filter sind Begriffe, welche mit dem Inhalt eines Berichts verbunden sind. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Metriken sind Kennzahlen, die mit Hilfe des Systems ausgewertet werden können. Sie entsprechen Berechnungen, die auf Basis der in der Datenbank gespeicherten Daten durchgeführt werden. Metriken lassen sich mit Formeln in einem Tabellenkalkulationsprogramm vergleichen. Metriken beinhalten numerische Werte und beschreiben quantitative Eigenschaften, die in einem Bericht angezeigt werden, bzw. mit welchen gerechnet wird. Beispielsweise stellt die Summe der Studierenden eine mögliche Metrikdefinition dar.

Attribute beschreiben die qualitativen Eigenschaften eines im Data-Warehouse betrachteten Bereichs. Sie stellen Elemente dar, nach denen die Kennzahlen oder Metriken ausgewertet werden können. Das „Geschlecht“ ist ein Beispiel für ein Attribut. Ein Attribut besitzt eine Menge von Ausprägungen, d. h. Werte, die es annehmen kann. Diese Ausprägungen werden als Attribut-Elemente bezeichnet. Im Falle des Attributes „Geschlecht“ sind diese Ausprägungen „weiblich“ und „männlich“.

Eine Hierarchie beschreibt Verwandtschaftsbeziehungen zwischen unterschiedlichen Attributen. Dabei ist es in der Regel so, dass die Daten für Attribute bzw. Attribut-Elemente die höher in einer Hierarchie stehen einen geringeren Detaillierungsgrad aufweisen als Attribute bzw. Attribut-Elemente die am Ende einer Hierarchie angeordnet sind. Dies können Sie sich am Beispiel einer Hochschule verdeutlichen. Für Ihren organisatorischen Aufbau könnte folgende Hierarchie angenommen werden:
Hochschule → Fakultäten → Lehrstühle.

Ein Filter legt einen Ausschnitt aus dem Datenbestand fest, der in einem Bericht dargestellt werden soll. Filter schränken in der Regel die dargestellte Datenmenge in einem Bericht ein. Die Filterbedingung kann zum einen auf der Grundlage eines Attributes, dies wird als Attributselektion bzw. Attributqualifizierung bezeichnet, oder zum anderen auf der Grundlage einer Metrik, was als Metrikqualifizierung bezeichnet wird, erfolgen.

Die Schablone ist der zentrale Begriff, wenn es um die Formatierung eines Berichts geht. Mit Hilfe der Schablone können Sie die Anordnung der Attribute und Metriken, die in der Kreuztabelle dargestellt werden, festlegen. Wie dies in der Praxis aussieht, wird in Kapitel 3.3 genau illustriert (z. B. Festlegung, dass die Anzahl der Studenten auf der X-Achse dargestellt werden soll und die Differenzierung auf Grundlage des Geschlechtes auf der Y-Achse).

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Funktionen, die das CEUS-System zur Verfügung stellt, erläutert.

Es steht Ihnen eine Reihe von Navigationsmöglichkeiten zur Verfügung, über die verschiedene Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten des Systems erreicht werden können.

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Begrüßungsseite (siehe Abbildung 2), in der alle verfügbaren Projekte angezeigt werden. Zusätzlich stehen Bereiche mit aktuellen Hinweisen, Dokumentationen des Systems und dem aktuellen Datenbestand zur Verfügung. Um sich wieder vom System abzumelden, klicken Sie auf das Sternsymbol in der oberen linken Ecke der Begrüßungsseite und wählen Abmelden.

Durch Klick auf das Ordnersymbol eines Projektes, z. B. Studenten DEMO, gelan- gen Sie auf die Startseite des gewählten Moduls, die in Abbildung 3 dargestellt ist. Sie können zurück zur Projektauswahl wechseln, indem Sie auf das Menüsymbol (die drei blauen gestapelten Balken; sog. Hamburger Symbol) der Seite klicken und Projekte wählen.

Unter aktuelle Hinweise werden aktuelle Informationen und Neuigkeiten zu CEUS bereitgestellt. Möglich ist z. B. auch das Vorstellen neuer Funktionen oder Probleme.

Die Informationen und Dokumente im Bereich Dokumentation sind durch einen Links-Klick auf den zugehörigen Text bzw. Symbol zugreifbar (vgl. Abbildung 2):

• Dokumente beinhaltet eine Sammlung von Verweisen z. B. auf die Downloadseite dieses Benutzer-Leitfadens oder auf weitere Schulungsunterlagen.
• Schulungsvideos erklären die ersten Schritte im CEUS-System.
• Häufig gestellte Fragen (FAQs) verweist auf einen Bereich, in dem Fragen, die immer wieder auftreten, beantwortet werden.
• Kontakt gibt Ihnen Informationen über die Kontaktdaten Ihrer fachlichen und technischen CEUS-Ansprechpartner.

Aktueller Datenbestand ist ein Bericht, der auch auf der Begrüßungsseite zu sehen ist und einen Überblick über die im System befindlichen Daten gibt.

Das Design der Begrüßungsseite und die Inhalte der Bereiche sind abhängig von der konkreten Gestaltung des CEUS-Systems an ihrer Organisation.

Die Projektstartseite ist in einen Kopfbereich, eine Menüleiste und einen Hauptbe- reich gegliedert. Der Kopfbereich beinhaltet eine Navigationsleiste mit Zurück- und Weiter-Schaltflächen sowie der aktuellen Pfadangabe (s. Abbildung 3 oben). Über ihren Nutzernamen öffnen Sie die Einstellungen und melden sich vom System ab.

Die Menüleiste (links) erlaubt den Schnellzugriff auf zentrale Funktionen zum Erstellen neuer Objekte, z. B. Berichte erstellen, die Ordner Öffentliche Berichte und Persönliche Berichte, die zuletzt aufgerufenen Objekte (Letzte) sowie das Ändern ihres Kennworts.

Alle Berichte, die sich in Ihrem Ordner Persönliche Berichte befinden, können nur von Ihnen eingesehen und verändert werden. Die Berichte die in dem Ordner Öffentliche Berichte abgelegt wurden, sind allen Benutzern zugänglich. So können auf einfache Weise erstellte Berichte „veröffentlicht“ werden.

Unter der Überschrift Entwickeln befinden sich Links auf alle Objekte, die im Rahmen Ihrer Nutzerberechtigung erstellt und manipuliert werden können. Im Beispiel ist dies Bericht erstellen. Über diesen Link gelangt man zu einer weiteren Seite, auf der Sie entscheiden können, auf welche Weise Sie einen Bericht erstellen wollen.

In diesem Kapitel werden die Funktionen beschrieben, welche für die Bearbeitung eines bereits bestehenden Berichts zur Verfügung stehen. Diese Funktionen können in der Regel von allen Benutzern des Systems ausgeführt werden. Sie können mit diesen Funktionen die Darstellung eines Berichts und in eingeschränkten Maße die darzustellenden Daten bearbeiten.

Das Öffnen eines bestehenden Berichts ist vergleichbar mit dem Öffnen einer Datei. Navigieren Sie entweder über den Ordner Öffentliche Berichte oder dem Ordner Persönliche Berichte zu einem beliebigen Bericht.
Beispiel: Studenten DEMO » Öffentliche Berichte » Standardberichte » Studierende nach HZB-Land und Geschlecht.

Berichte sind durch die Symbole oder zu erkennen (Die Symbole sind abhängig von der gewählten Ansicht - Liste oder Symbole). Durch einen einfachen Klick auf das Symbol oder den Titel des Berichts kann ein Bericht geöffnet werden. Durch das Öffnen des Berichts wird eine Anfrage an das System gestellt, um die notwendigen Daten für den jeweiligen Bericht zu erhalten. Diese werden (graphisch) aufbereitet und auf der Webseite in Tabellenform dargestellt. Das gleiche gilt für Berichte, die als Diagramm gespeichert worden sind. Diese werden durch die Symbole oder gekennzeichnet.
Dieser Vorgang, insbesondere die Anfrage an das Data-Warehouse kann bei komplexen Berichten einige Minuten in Anspruch nehmen. In der Regel stehen die Ergebnisse aber nach wenigen Sekunden zur Verfügung. Die Webseite, die den Bericht beinhaltet, bietet mehrere Möglichkeiten die Darstellung der Ergebnisse nachträglich zu verändern. Im nächsten Abschnitt werden die Optionen zur Berichtsbearbeitung näher beschrieben. In Abbildung 4 ist ein Beispielbericht dargestellt.

Manche Berichte werden nicht direkt ausgeführt, sondern erfordern eine Benutzereingabe. Damit kann ein Bericht für mehrere Fragestellungen verwendet werden. Abbildung 5 zeigt eine Eingabeaufforderung. Es werden ein oder mehrere Auswahlboxen für verschiedene Attribute angezeigt. Hier können Sie die Attributelemente auswählen, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird mit Klick auf die Schaltfläche Bericht ausführen, dieser angezeigt.

In Abbildung 6 ist die Menüleiste und ein zugehöriger Menübaum (Startseite), welcher nach Aufruf eines Berichts zur Verfügung steht, dargestellt. Die einzelnen Funktionen werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt und ihre Funktionsweise erläutert. Sollten bestimmte Menüpunkte bei Ihnen nicht vorhanden sein, so liegt dies an ihren Benutzerrechten.

Unter dem Menüpunkt Berichtsstartseite können Sie bestehende Berichte speichern, ausdrucken oder in ein anderes Format exportieren (z. B. Excel oder PDF). Neben der Tabellenansicht ist auch die Diagramm- oder kombinierte Ansicht möglich.
In dem Menüpunkt Extras finden Sie Optionen, mit denen Sie die Bildschirmanzeige verändern können. Es ist ebenfalls möglich, sich zusätzliche Informationen zu einem Bericht anzeigen zu lassen (z. B. Berichtsdetails oder Ergebnisfilter). Der Daten-Menüpunkt beinhaltet verschiedene Möglichkeiten der Berichtsbearbei- tung. Die wichtigsten Funktionen hier sind die Sortierfunktion, die Einstellung des Drillens, weitere Filtermöglichkeiten und das Einblenden unterschiedlicher Zwischen- summen. Der Menüpunkte Tabelle bzw. Diagramm stellen Möglichkeiten zur Berichts- bzw. Diagrammbearbeitung zur Verfügung. Der letzte Menüpunkt Format enthält die Formatierungsfenster für die Berichts- und Diagrammansicht. Viele der über das Menü steuerbaren Funktionen können auch über die Symbolleiste aktiviert werden (siehe Abbildung 7).