res:projekte:einfuehrungsprojekt:hisinoneres:anwender:doktorandenmanagement:schulung [HIS-in-One Dokumentation]

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====== Schulung Doktorandenmanagement ======

:!: DOC ist aktuell nur mit STU und EXA verwendbar!
Nur DOC mit RES: dritte Promotionsart KDSF Promotion in Entwicklung bis Sommer 2022
===== Tag 1 - Grundlagen Doktorandenmanagement =====

==== Funktionen und Ziele von DOC ====
  * Daten für amtliche Statistik erfassen und verwalten
  * Daten für KDSF im Bereich Doktorandenmanagement bereitstellen
  * Promotionen können von Antragsstellung bis zum Abschluss begleitet werden 
  * Integriert in andere Bereiche von HISinOne (STU, EXA, BI)

=== Arten von Promotionen ===
  * Klassische Promotion
    * Nur Hochschulen mit Promotionsrecht
    * Hochschule vergibt Titel
    * für amtliche Statistik relevant  
  * gemeldete Promotion
    * Für Hochschule ohne Promotionsrecht
    * Andere Hochschule vergibt Titel
    * Forschungsarbeit an anderer Hochschule
    * für KDSF relevant
    * für amtliche Statistik nicht   

=== Statistiken ===
  * Doktorand
    * Gemeldete Promotion
      * KDSF
    * Klassische Promotion
      * Promovierendenstatistik
  * Student
    * Studium
      * Prüfungsstatistik
      * Studierendenstatistik


==== DOC in Verbindung mit anderen Produktbereichen ====
  * Promotion nach Studium
    * Daten bereits vorhanden in STU
  * DOC baut auf bestehenden Bereichen auf und erweitert diese
  * Bereits vorhandenen Daten werden verwendet
  * Spezialisierte Funktionen aus anderen Produktbereichen werden genutzt


=== Rolle ===
  * Doktorand wird in HISinOne als eigene Rolle abgebildet
  * Doktorand hat weitere Rollen wie z.B. Student/-in, Mitarbeiter/-in, 
  * Rollen bilden Anwendungsfälle ab und verknüpfen Daten
  * Noch keine Verwaltungsrolle für Doktoranden in RES vorhanden

=== Daten ===
  * DOC - STU, EX und RES - BI
  * Gemeinsamer Datenpool - Es werden die gleichen Daten wie in anderen Bereichen benutzt
    * Eine Änderung führt zu Änderungen in anderen Bereichen
  * Keine Kommunikation unter der beteiligten Bereichen
    * Bei Datenänderung erfolgt keine Meldung und Benachrichtigung in jeweils andern Bereichen
  * Noch keine fachliche Protokollierung vorhanden, Stand 2021.6 
  * Eingebundene Funktion: Bearbeitung Transparent und DOC (STU, EXA)
  * Sprungpunkt: Aufruf spezialisierter Funktion (RES, STU)
  * BI (Abstände für Konnektorläufe verkürzen auf Antrag bei BI):
    * Stellt Daten für BI zur Verfügung, BI generiert Statistiken
    * Durch BI werden keine Änderungen in DOC geändert
    * Keine Kommunikation
    * Beziehung zwischen Daten nicht eindeutig, da eine Interpretation zwischen Datenquelle (DOC) und Auswertung (BI) erfolgt
  * Änderungen an einem Datensatz sind immer in anderen Produktbereichen sichtbar, die diese verwenden -> eine Benachrichtigung über Änderungen erfolgt nicht 

== STU ==
  *Antrag auf Annahme
  * Auslandsaufenthalte ( :!: Statistik)
  * Erste Einschreibung ( :!: Statistik)
  * Früheres/externe Studium ( :!: Statistik)
  * Hochschulzugangsberechtigung ( :!: Statistik)
  * Personendaten

== EXA ==
  * Leistungen
  * Rolle Gutachter/-in

== RES ==
  * Beschäftigungsverhältnisse
  * Externe Betreuungsperson
  * Strukturierte Promotionsprogramme


==== Überblick Ablauf und Szenarien einer Promotion ====
=== Ablauf einer Promotion ===

== Anträge ==
  * Antrag auf Annahme (Promotionsantrag)
    * Promotionsfach
    * Betreuungsperson
    * Statistikrelevante Angaben
  * Antrag auf Beendigung
    * Grund
    * Datum  

===== Tag 2 - Abbildung des Promotionslebenszyklus =====

==== Promovierendendaten ====
  *  [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktorandendaten_verwalten_im_Hinblick_auf_die_amtliche_Statistik-HISinOne | Übersicht der Statistik-relevanten Merkmale]]

=== Registerkarte Promotionsdaten ===
  * Promovierendenstatus = Status der Person, wird für die Statistik berücksichtigt. Manuell gepflegt.
  * Promotionsstatus = interner Status einer bestimmten Promotion, wird nicht an die Statistik geliefert, dient der internen Dokumentation. Wird automatisch bestimmt.
  * Daten zur Promotion sind nach Gültigsetzung eines Antrages auf der Registerkarte "Promotionsdaten" (Stift-Symbol im Titel) hinterlegt.

=== Registerkarte Beschäftigungsverhältnisse ===
  * Stipendienprogramme sind in der Schlüsseltabelle "scholarship_program" hinterlegt.

=== Registerkarte Studium ===
  * Daten der Registerkarte werden mit dem Studierendenmanagement geteilt, sofern Studierendendaten vorhanden sind.
  * Fieldset "Externes Studium". Dient vornehmlich der Erfassung der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung. Es kann jedoch auch ein gesamter externer Studienverlauf erfasst werden.

=== Registerkarte Anträge und Meldungen ===
  * Antrag auf Promotionsunterbrechung
    * Antragstyp - Tatbestand, beschreibt, den Grund der Unterbrechung der Promotion.
    * Eine Unterbrechung wird auf der Registerkarte Promotionsdaten angezeigt, sofern die Unterbrechung zum Tagesdatum aktiv ist.

=== Registerkarte Kommission und Gutachten ===
  * Gutachter/-innen sind Personen mit der Rolle "Gutachter/-in Promotion".
  * Kommission ist eine ständige Kommission die einem Promotionsfach zugeordnet ist. Sie ist nicht individuell pro Doktorand/-in.
  * Gutachter/-innen sind individuell je Doktorand/-in. Die Bestimmung der teilnhemenden Personen erfolgt außerhalt von HISinOne.
  * Die Rolle von Gutachter/-innen (auswählbar bei Zuordnung oder Erfassung) bezieht sich auf die Rolle während der Begutachtung. Es ist keine System-Rolle.
  * Die Noten der Gutachten wirken sich nicht direkt auf die Leistung der Dissertation aus.
  * Bewertung der Dissertation erfolgt mit Zahlenwerten.
  * Die Anzahl und Arten der Prüfungen/Leistungen sind in der Promotionsordnung (Curriculum Designer) konfigurierbar.
  * Die automatische Berechnung der Abschlussnote ist ab Release 2021.12 korrigiert. Ein Hotfix für Release 2021.06 ist in Vorbereitung.

=== Registerkarte Berichte ===
  * Die für umfangreiche Berichte notwendigen Daten sind derzeit begrenzt. Dokumente, wie z.B. eine Promotionsurkunde können daher nur eingeschränkt generiert werden.
  * Service Calls noch nicht implementiert, geplant, Release steht nicht fest


===== Tag 3 - Weitere Funktionen HISinOne =====

==== Gutachter einrichten ====
  * Gutachter können direkt auf der Registerkarte "Kommission und Gutachten" erfasst werden. 
  * Alternativ können Gutachter bei der Migration angelegt werden 

==== Übersicht Suchparameter ====
  * Eine Übersicht der Suchparameter und Suchausdrücke befindet sich oben in der Suchmaske über den Button "Hilfe zur Suche" 
  * 5 Suchkonfigurationen 
  * Ohne Promotionsantrag
    * Anträge (Grunddaten) -> Kriteriengruppe hinzufügen 
    * Ausschließende Kriteriengruppe 
  * Begründeter Antragstyp = Promotionsantrag 
  * Mit eingegangenem Online-Antrag
    * Antrag auf Annahme als Doktorand/-in 
    * Genehmigungsstatus = Genehmigt 
    * Bearbeitungsstatus = eingegangen 
  * Mit interner Betreuung

==== Promotionsdaten ====
  * Status des Verfahrens ≠ abgebrochen, noch nicht begonnen, abgeschlossen 
  * Interne Betreuer/-innen: Datum bis = 'ISNULL | >=TODAY' 
  * Anstehende Promotionsbeendigung 
  * Antrag auf Promotionsbeendigung -> Datum der Beendigung des Verfahrens = '>TODAY' 
  * Mit internem Studium 
    * Internes Studium -> Fachsemester = '>0' 
 
==== Vorstellung Fachdesign Duplikatsprüfung ====
  *  ([[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/FD-DOC:_Identit%C3%A4ten_von_registriertem_Doktorand_und_Studierendenperson_zusammenf%C3%BChren | Fachdesign]]) "Identitäten von registriertem Doktorand und Studierendenperson zusammenführen" in Umsetzung 
  * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Duplikatspr%C3%BCfung_im_Doktorandenmanagement_einrichten-HISinOne | Konfiguration Duplikatsprüfung ]]
  * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Promotionsordnung_abbilden-HISinOne | Abbildung von Promotionsordnungen]]
 

==== Beschäftigungsverhältnisse - allgemein ====
  * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/RegisterkartenSTU_DOK_Besch%C3%A4ftigungsverh%C3%A4ltnisse-HISinOne | Übersicht]]
  * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktoranden-Management_Konfiguration_nach_Registerkarten-HISinOne#rk_besch.C3.A4ftigungen
  * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktoranden-Management_Berechtigungen_nach_Registerkarten-HISinOne#rk_besch.C3.A4ftigungen | Berechtigungen ]]

====  Beschäftigungsverhältnisse – importieren ====
   * Setzt die Aktivierung der "neuen" Beschäftigungsverhältnisse voraus, um in DOC sichtbar zu sein. 
   * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Besch%C3%A4ftigungsverh%C3%A4ltnis_importieren-HISinOne | Anleitung ]] 

==== Weitere Entwicklung ====
  * [[ https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/2021-01- | Priorisierung lt. Workshop]]
  * Aktuelle Themen 
    * Anträge/Online-Anträge 
    * Duplikatsprüfung 
    * Fachliche Protokollierung
    * Web-Services (KDSF-Promotionen) 
  * Schlüsseltabelle für die Erweiterung der Rollenauswahl der Gutachter: k_instructortask

====== Fragen ======
  * REST/SOAP Schnittstelle
    * Keine REST/SOAP Schnittstelle, auch nicht geplant, allgemeine Funktionen zur Abfrage
    * Standard PSV Webservices gehen
    * Weitere Funktionen wie anlegen von Doktoranden und Co müssen angefragt werden
  * Warum BI? Datenbestand weniger aktuell
    * PSV Grundmodul, BI sitzt darauf
    * Falls Datenbestand aktueller sein muss Verkürzung der Intervalle beantragen oder manuell durchführen
  * Notierte Rollen in Promotionskommission
    * rein informativ, haben keine weiter Funktion
  * Dissertationen erfassen
     * genehmigter Promotionsantrag ist Voraussetzung
     * Erfassung unter Leistungen
  * Klassifikation
     * Auswahl wird in Schlüsseltabellen hinterlegt
     * Mit Fachberater füllen ("Fachgebiete": k_subject_area; "Forschungsfelder": k_research_area)