DOC ist aktuell nur mit STU und EXA verwendbar! Nur DOC mit RES: dritte Promotionsart KDSF Promotion in Entwicklung bis Sommer 2022

• Überblick DOC
• Promovierendenstatistik - Unterschied zu STU
• Abgrenzung STU - DOC

• Daten für amtliche Statistik erfassen und verwalten
• Daten für KDSF im Bereich Doktorandenmanagement bereitstellen
• Promotionen können von Antragsstellung bis zum Abschluss begleitet werden
• Integriert in andere Bereiche von HISinOne (STU, EXA, BI)

• Klassische Promotion
  • Nur Hochschulen mit Promotionsrecht
  • Hochschule vergibt Titel
  • für amtliche Statistik relevant
• gemeldete Promotion
  • Für Hochschule ohne Promotionsrecht
  • Andere Hochschule vergibt Titel
  • Forschungsarbeit an anderer Hochschule
  • für KDSF relevant
  • für amtliche Statistik nicht

• Doktorand
  • Gemeldete Promotion
    • KDSF
  • Klassische Promotion
    • Promovierendenstatistik
• Student
  • Studium
    • Prüfungsstatistik
    • Studierendenstatistik

• Promotion nach Studium
  • Daten bereits vorhanden in STU
• DOC baut auf bestehenden Bereichen auf und erweitert diese
• Bereits vorhandenen Daten werden verwendet
• Spezialisierte Funktionen aus anderen Produktbereichen werden genutzt

• Doktorand wird in HISinOne als eigene Rolle abgebildet
• Doktorand hat weitere Rollen wie z.B. Student/-in, Mitarbeiter/-in,
• Rollen bilden Anwendungsfälle ab und verknüpfen Daten
• Noch keine Verwaltungsrolle für Doktoranden in RES vorhanden

• DOC - STU, EX und RES - BI
• Gemeinsamer Datenpool - Es werden die gleichen Daten wie in anderen Bereichen benutzt
  • Eine Änderung führt zu Änderungen in anderen Bereichen
• Keine Kommunikation unter der beteiligten Bereichen
  • Bei Datenänderung erfolgt keine Meldung und Benachrichtigung in jeweils andern Bereichen
• Noch keine fachliche Protokollierung vorhanden, Stand 2021.6
• Eingebundene Funktion: Bearbeitung Transparent und DOC (STU, EXA)
• Sprungpunkt: Aufruf spezialisierter Funktion (RES, STU)
• BI (Abstände für Konnektorläufe verkürzen auf Antrag bei BI):
  • Stellt Daten für BI zur Verfügung, BI generiert Statistiken
  • Durch BI werden keine Änderungen in DOC geändert
  • Keine Kommunikation
  • Beziehung zwischen Daten nicht eindeutig, da eine Interpretation zwischen Datenquelle (DOC) und Auswertung (BI) erfolgt
• Änderungen an einem Datensatz sind immer in anderen Produktbereichen sichtbar, die diese verwenden → eine Benachrichtigung über Änderungen erfolgt nicht

• Antrag auf Annahme
• Auslandsaufenthalte ( Statistik)
• Erste Einschreibung ( Statistik)
• Früheres/externe Studium ( Statistik)
• Hochschulzugangsberechtigung ( Statistik)
• Personendaten

• Leistungen
• Rolle Gutachter/-in

• Beschäftigungsverhältnisse
• Externe Betreuungsperson
• Strukturierte Promotionsprogramme

• Antrag auf Annahme (Promotionsantrag)
  • Promotionsfach
  • Betreuungsperson
  • Statistikrelevante Angaben
• Antrag auf Beendigung
  • Grund
  • Datum

• Selfservices
• Promovierendenstatistik - Können alle Daten erfasst werden
• Erfassung von Prüfungsleistungen

• Übersicht der Statistik-relevanten Merkmale (HIS-Wiki „Doktorandendaten verwalten im Hinblick auf die amtliche Statistik-HISinOne“): https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktorandendaten_verwalten_im_Hinblick_auf_die_amtliche_Statistik-HISinOne
• Registerkarte Promotionsdaten
  • Promovierendenstatus = Status der Person, wird für die Statistik berücksichtigt. Manuell gepflegt.
  • Promotionsstatus = interner Status einer bestimmten Promotion, wird nicht an die Statistik geliefert, dient der internen Dokumentation. Wird automatisch bestimmt.
  • Daten zur Promotion sind nach Gültigsetzung eines Antrages auf der Registerkarte „Promotionsdaten“ (Stift-Symbol im Titel) hinterlegt.
• Registerkarte Beschäftigungsverhältnisse
  • Stipendienprogramme sind in der Schlüsseltabelle „scholarship_program“ hinterlegt.
• Registerkarte Studium
  • Daten der Registerkarte werden mit dem Studierendenmanagement geteilt, sofern Studierendendaten vorhanden sind.
  • Fieldset „Externes Studium“. Dient vornehmlich der Erfassung der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung. Es kann jedoch auch ein gesamter externer Studienverlauf erfasst werden.
• Registerkarte Anträge + Meldungen
  • Antrag auf Promotionsunterbrechung
    • Antragstyp - Tatbestand, beschreibt, den Grund der Unterbrechung der Promotion.
    • Eine Unterbrechung wird auf der Registerkarte Promotionsdaten angezeigt, sofern die Unterbrechung zum Tagesdatum aktiv ist.
• Registerkarte Kommission + Gutachten
  • Gutachter/-innen sind Personen mit der Rolle „Gutachter/-in Promotion“.
  • Kommission ist eine ständige Kommission die einem Promotionsfach zugeordnet ist. Sie ist nicht individuell pro Doktorand/-in.
  • Gutachter/-innen sind individuell je Doktorand/-in. Die Bestimmung der teilnhemenden Personen erfolgt außerhalt von HISinOne.
  • Die Rolle von Gutachter/-innen (auswählbar bei Zuordnung oder Erfassung) bezieht sich auf die Rolle während der Begutachtung. Es ist keine System-Rolle.
  • Die Noten der Gutachten wirken sich nicht direkt auf die Leistung der Dissertation aus.
  • Bewertung der Dissertation erfolgt mit Zahlenwerten.
  • Die Anzahl und Arten der Prüfungen/Leistungen sind in der Promotionsordnung (Curriculum Designer) konfigurierbar.
  • Die automatische Berechnung der Abschlussnote ist ab Release 2021.12 korrigiert. Ein Hotfix für Release 2021.06 ist in Vorbereitung.
• Registerkarte Berichte
  • Die für umfangreiche Berichte notwendigen Daten sind derzeit begrenzt. Dokumente, wie z.B. eine Promotionsurkunde können daher nur eingeschränkt generiert werden.
  • Service Calls noch nicht implementiert, geplant, Release steht nicht fest

• Gutachter können direkt auf der Registerkarte „Kommission und Gutachten“ erfasst werden.
• Alternativ können Gutachter bei der Migration angelegt werden

• Eine Übersicht der Suchparameter und Suchausdrücke befindet sich oben in der Suchmaske über den Button „Hilfe zur Suche“
• 5 Suchkonfigurationen
• Ohne Promotionsantrag
  • Anträge (Grunddaten) → Kriteriengruppe hinzufügen
  • Ausschließende Kriteriengruppe
• Begründeter Antragstyp = Promotionsantrag
• Mit eingegangenem Online-Antrag
  • Antrag auf Annahme als Doktorand/-in
  • Genehmigungsstatus = Genehmigt
  • Bearbeitungsstatus = eingegangen
• Mit interner Betreuung

• Status des Verfahrens ≠ abgebrochen, noch nicht begonnen, abgeschlossen
• Interne Betreuer/-innen: Datum bis = 'ISNULL | >=TODAY'
• Anstehende Promotionsbeendigung
• Antrag auf Promotionsbeendigung → Datum der Beendigung des Verfahrens = '>TODAY'
• Mit internem Studium
  • Internes Studium → Fachsemester = '>0'

• ( Fachdesign) „Identitäten von registriertem Doktorand und Studierendenperson zusammenführen“ in Umsetzung
• Konfiguration Duplikatsprüfung
• Abbildung von Promotionsordnungen

• Übersicht
• Berechtigungen

• Setzt die Aktivierung der „neuen“ Beschäftigungsverhältnisse voraus, um in DOC sichtbar zu sein.
• Anleitung

• Priorisierung lt. Workshop
• Aktuelle Themen
  • Anträge/Online-Anträge
  • Duplikatsprüfung
  • Fachliche Protokollierung
  • Web-Services (KDSF-Promotionen)
• Schlüsseltabelle für die Erweiterung der Rollenauswahl der Gutachter: k_instructortask

• REST/SOAP Schnittstelle
  • Keine REST/SOAP Schnittstelle, auch nicht geplant, allgemeine Funktionen zur Abfrage
  • Standard PSV Webservices gehen
  • Weitere Funktionen wie anlegen von Doktoranden und Co müssen angefragt werden
• Warum BI? Datenbestand weniger aktuell
  • PSV Grundmodul, BI sitzt darauf
  • Falls Datenbestand aktueller sein muss Verkürzung der Intervalle beantragen oder manuell durchführen
• Notierte Rollen in Promotionskommission
  • rein informativ, haben keine weiter Funktion
• Dissertationen erfassen
  • genehmigter Promotionsantrag ist Voraussetzung
  • Erfassung unter Leistungen
• Klassifikation
  • Auswahl wird in Schlüsseltabellen hinterlegt
  • Mit Fachberater füllen („Fachgebiete“: k_subject_area; „Forschungsfelder“: k_research_area)